La dictée numérique et la reconnaissance vocale en milieu gastroentérologique

L’abandon des dictaphones analogiques et des micro-cassettes de lecture a été acté depuis de nombreuses années avec l’arrivée des fichiers numériques au grand soulagement des secrétaires.

L’enregistrement du son n’a jamais été aussi facile avec des appareils, disponibles en grande distribution, peu onéreux comme l’Anglink 8GO ou le Zoom H1, très prisés par les journalistes. L’export se fait par une carte SD de 2 à 4 GO, qui n’est pas adaptée au monde médical. Les gastroentérologues sont, en effet, confrontés à un workflow complexe de textes concernant essentiellement le courrier aux correspondants et aux patients, voire aux CR des examens pour ceux qui ne sont pas adeptes des saisies semi automatisées offertes par les logiciels métiers. Dans les cabinets de groupe, les secrétaires jouent encore un rôle essentiel et central dans la réception des fichiers sons, leur transcription dans le logiciel métier, leur relecture (qui lui permettent de mieux connaître l’histoire du patient amené à les recontacter) avant validation médicale et envoi. Le retard pris par les messageries de santé et le débat autour d’Apicrypt devraient s’estomper afin de dématérialiser complètement cette dernière étape en toute légalité.

Le Télé-secrétariat

Les gastroentérologues sont tous confrontés à des problèmes de secrétariat comme l’absence d’une secrétaire médicale, un pic d’activité (salle d’attente pleine, prise de RDV ou remise des formulaires pour un examen endoscopique)

L’arrivée d’un nouvel associé, le travail sur plusieurs sites viennent également compliquer le workflow des dictées au sein d’un cabinet. Il est alors tentant de recourir au télé- secrétariat.

Le recours à un service de saisie externalisée de frappe doit rester transitoire, car il est souvent onéreux et fastidieux : il faut non seulement valider le texte dicté et parfois relu par un contrôleur, comme chez Simplify, Dictalive ou Easydactylo, mais aussi l’intégrer automatiquement dans le dossier patient. Certaines sociétés se chargent aussi de l’envoi postal avec Maileva de la Poste. Cette solution a un coût (2 à 3 euros pour une page A4), attractif pour les médecins isolés, faisant peu de dictées et souhaitant bénéficier d’un secrétariat téléphonique externalisé, souvent couplé à cette approche qui séduit plutôt les généralistes.

Les dictées internes aux structures médicales

Les dictaphones numériques compressent, de manière professionnelle, la voix et l’enregistrent dans un fichier numérique, comparable à un morceau de musique que l’on écouterait sur lecteur MP3. La dictée devient donc un fichier numérique comme un autre, que l’on peut ouvrir et écouter, déplacer sur son PC ou le réseau et surtout l’envoyer vers le secrétariat d’un cabinet de groupe, d’une unité d’endoscopie ou d’hospitalisation.

La dictée numérique englobe en réalité des produits très différents, dont les fonctionnalités, la qualité et donc le prix peuvent varier dans des proportions de 1 à 10.

Photo 1 : exemple de kit classique chez Philips

Les dictaphones numériques professionnels (Philips, Olympus, Sony) sont le plus souvent vendus via le réseau de revendeurs professionnels des fabricants.
Ils représentent, sur le papier un investissement raisonnable sans Reconnaissance Vocale ou RV (200 à 600 euros), qui sera rapidement amorti dans le cadre d’un usage fréquent avec un kit (pédalier, micro-casque, carte SD) (photo 1) . Les produits phares actuels sont l’Olympus DS-2500, le Philips filaire SpeechMike Premium SMP3800 ou le nouveau SpeechAir mobile, le Sony ICD PX312, voire la solution Winscribe plutôt que Grundig.

Mais le bas financier blesse sur le SAV des sociétés tierces (Dicma, Mysoft, Elindo, HDT Hebert Dicta Technic, DCI, NT Bureautique, Oceatech Equipement) qui sont souvent les distributeurs de ces grandes marques. Elles se chargent d’installer tout le workflow informatique sur votre serveur, les tablettes et PC du cabinet avec une licence utilisateur par machine et la télé-maintenance faisant grimper les prix jusqu’ à plus de 1000 Euros par poste. Pour plus de détails techniques consulter le site : dictaphonenumerique.net/dictee-numerique .

La société Yansys-Medical offre une approche différente avec sa propre solution de dictée numérique et un workflow de reconnaissance vocale qui lui permet d’adapter plus rapidement ses outils (moteur Nuance et Microsoft) en fonction des usages et des technologies.

Photo 2 : Dictée médicale au bloc

Comme pour les GPS, l’intégration dans le véhicule apporte un confort et des possibilités inaccessibles aux équipements externes (Photo 2) . Sur le plan tarifaire, la licence de dictée numérique varie entre 60 et 120 € HT avec une appli mobile gratuite sur I Phone et Android. La maintenance annuelle est offerte la première année, puis se situe, comme chez les deux autres grands éditeurs du marché (Zenidoc et Anticyclone) entre 10 et 15 % selon la volumétrie qui est conséquente dans les milieux hospitaliers publiques.

La solution de reconnaissance vocale.

Souvent présentée comme la panacée révolutionnaire permettant au médecin de se passer d’une secrétaire, le groupe Nuance a développé, au fil des années sa solution Dragon Medical Practice Edition 4. Celle çi permet de dicter, dans les logiciels de gestion de cabinets médicaux et les applications de dossiers médicaux électroniques, de façon naturelle en voyant son texte s’afficher sous ses yeux pour une correction et validation concomitante, sans avoir à marquer de pause entre les mots, à la cadence de 160 mots par minute. La richesse actuelle de son dictionnaire de base – 260.000 mots- se double de ses dictionnaires spécialisés. Un kit d’exploitation (micro-casque et oreillette Bluetooth) est fourni en partenariat avec les fabricants de dictaphones.

Ce logiciel est, pour les gastroentérologues, spécifiquement adapté aux termes médicaux. Vous pouvez  ainsi dicter, vérifier et signer les rapports médicaux en une seule étape, sans le concours d’une secrétaire. Mais  il faudra tenir la distance en cas de forte activité ou lui dévoluer cette tâche de RV intégrée  au logiciel  de transcription.

Certains problèmes pratiques doivent rester à l’esprit :

  • la qualité du micro est fondamentale avec les ténors du marché. il faut savoir cependant favoriser un micro filaire haut de gamme de type 3D (par exemple le Premium chez Philips qui va supprimer les bruits de fond)
  • une bonne formation, car rien n’est magique, tout est statistique aidé désormais mais l’IA. Comptez une heure du temps médecin pour comprendre le fonctionnement du moteur. Sa motivation doit être réelle car sinon il lâchera prise très vite : Le taux de réussite finale de la RV passe, en l’espace de 2 à 6 h d’entraînement, de 60-80 % à 90-98%
  • L’accent n’est pas forcément un problème même s’il pénalise ce taux au départ, c’est plus la fluidité qui compte, l’absence de heu… heu…

La RV est désormais bien adaptée à des environnements techniques hospitaliers complexes (Citrix, Terminal Server, clients légers). Elle est bien intégrée au SIH via des standards type HL7 (appels contextuels, accès aux flux identités/mouvements, enrichissement automatique des dictées : données patients type nom, Identifiant Permanent du Patient. Ceci permet une meilleure flexibilité du pool de secrétaires afin de raccourcir le temps entre la dictée initiale et l’édition finale du document.

Enfin, le savoir-faire des éditeurs permet d’insérer, à la carte et en haut de gamme, des formules toutes faites, des formulaires ou des questionnaires qui vont encore optimiser la RV des gastroentérologues et se démarquer des solutions industrielles même spécialisées.

Voici un exemple permettant de comparer les solutions financières qu’il faut affiner avec le revendeur choisi, si possible dans sa région : La RV de Philips pour des résultats de transcription quasi instantanés propose le PSP 1200 avec le Logiciel de flux de dictée SpeechExec Pro Dictate au prix de 745 Euros. Le service de transcription de Philips SpeechLive PCL 100 permet actuellement un accès illimité à la RV au prix de 11,39 € par utilisateur/mois + 118,80 € frais uniques par utilisateur.

Côté éditeur, la licence intégrée de RV de Yansys-Medical varie entre 350 à 1200€ (selon volumétrie et nombre d’usage simultané 1:1, 1:2 et 1:3) et privilégie une Apps gratuite cryptée (Syseo Dictation Mobile)  sur le smartphone du médecin, accessible partout et à tout instant, faisant ainsi l’économie du dictaphone professionnel. La maintenance annuelle est superposable à celle de la dictée numérique et en fonction du parc installé : Elle permet d’offrir une mise à jour régulière des fonctionnalités et des dictionnaires de RV.

En conclusion

Les deux mondes des revendeurs et des éditeurs cohabitent logiquement sur un marché très concurrentiel et l’écart de prix se réduit entre les sociétés. Les distributeurs gardent une plus grande souplesse commerciale car ils s’appuient sur les supports commerciaux de leurs fournisseurs et offrent une proximité régionale appréciée. Les éditeurs ont une capacité d’adaptation et d’innovation qui leur assure un marché souvent hospitalier, avec une maintenance et une meilleure maîtrise des technologies en jeu dans un environnement informatique complexifié par la mutualisation des applications sécurisées sur le cloud.